Tutorial sobre formularios y cuestionarios auto evaluados
Los formularios, cuestionarios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de una clase o un grupo de personas. Ahora podemos crear, editar y rellenar los formularios desde los smartphones o tablets o hacer cuestionarios tipo test auto evaluados.
Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos, hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración y evaluación de actividades, cuestionarios tipo test auto evaluados o para apuntarse a seminarios; también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas. Como ejemplo, al principio del curso se puede hacer un formulario para recabar los datos de los alumnos de cada clase, así tendremos el listado de cada clase en una Hoja de cálculo sin haber rellenado nosotros nada.
Para hacer un formulario dentro de Google Drive hay que hacer clic en el botón nuevo y escoger Formularios de Google.
Se nos abrirá una nueva ventana o pestaña para configurar el formulario e ir añadiendo las preguntas.
Si detenemos el cursor encima de los iconos aparecen las opciones de cada uno.
Por defecto aparece el formulario sin título, que habrá que rellenar, y un ejemplo de pregunta con opciones múltiples, más adelante explico cada una de las opciones que podemos usar para las preguntas.
Estos son los iconos que tenemos en los formularios:
Si paramos el cursor en los iconos nos muestra las opciones de cada uno.
Paleta de colores. Podemos personalizar nuestro formulario usando diferentes conjuntos de colores. También podemos usar una imagen que tengamos en el PC o alguna de las que ofrece Google.
Google ofrece muchas imágenes organizadas por temas, si no encontramos ninguna que nos guste, siempre tenemos la opción de subirla desde nuestro PC, de este modo las opciones de personalización son muy grandes.
Vista previa. Se usa para ver como nos va quedando el formulario y como lo verán nuestros usuarios. Este icono es muy importante ya que hay que mirar continuamente el formulario cuando se está haciendo.
Deshacer y Rehacer.
Más opciones.
Todas estas opciones son muy intuitivas excepto:
– Obtener enlace previamente rellenado que sirve para mandar un ejemplo del formulario correctamente rellenado.
– Editor de secuencia de comandos. Sirve para hacer scripts de programación para los formularios, usa el lenguaje javascript.
– Complementos. Sirven para añadir funcionalidades a los formularios.
Enviar el formulario. Este botón sirve para enviar el cuestionario a nuestros alumnos y que puedan rellenarlo. Las opciones son las que ya conocemos de Drive, enviarlo por correo, mandar el enlace, insertarlo en una página web, añadir colaboradores o compartirlo en las redes sociales.
Más abajo explico las opciones de esta pantalla.
Configuración del formulario
Desde esta pestaña ajustamos las opciones de nuestro formulario.
❖ Convertir en un cuestionario.
Significa que vamos a poder valorar las preguntas, marcar las respuestas correctas y hacerlo auto evaluado, al seleccionar esta opción nos aparecen estas opciones:
Publicar calificaciones, si usamos los tipos de pregunta de Varias opciones, Casillas o Desplegables el cuestionario se puede auto evaluar de forma automática y podemos marcar Justo después de cada entrega.
Si usamos otro tipo de preguntas como Respuesta rápida o Párrafo el cuestionario hay avaluarlo de forma manual y tendremos que marcar la segunda opción, Más tarde, después de la revisión manual.
El resto de las opciones son evidentes en su enunciado, podemos marcar o desmarcar que se vean las preguntas respondidas de manera incorrecta, las respuestas correctas y las puntuaciones obtenidas.
Podemos marcar también los puntos predeterminados que valen cada pregunta.
❖ Configuración de Respuestas.
Si quieres que solo se pueda contestar el formulario una sola vez tienes que marcar «Una respuesta por usuario» y dejar sin marcar la opción de Permitir modificar las respuestas.
Es importante que recopiles siempre las direcciones de correo y que pidas también el nombre y apellidos, si no lo haces, no sabrás lo que contesta cada alumno.
❖ Configuración de Presentación.
– Mostrar la barra de progreso, muy útil para cuestionarios largos o con preguntas condicionales, en las que si la respuesta no es la correcta no se puede pasar a la siguiente sección.
– Orden de preguntas aleatorio.
– Mostrar un enlace para enviar otra respuesta. Si queremos limitar a una sola respuesta por usuario hay que dejarlo desmarcado.
– Mensaje de confirmación para los usuarios que contestan el formulario. Es el mensaje que aparece una vez enviado el formulario, podemos personalizarlo a nuestro antojo.
– Ver resumen de resultados.
– Inhabilitar el guardado automático sirve para que cuando se deja contestado a medias el formulario se guarden las contestaciones cuando se retome.
❖ Configuración de los valores predeterminados del formulario
Iconos laterales
Añadir elementos al formulario
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con los tipos de preguntas que queremos que nos respondan.
Cualquier pregunta la podemos hacer obligatoria con solo marcarla como tal.
Por defecto, al añadir un elemento aparece una pregunta del tipo de Varias opciones, haciendo clic en el desplegable podemos ver el resto de opciones del tipo de preguntas.
❖ Texto para respuesta corta. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, números de identificaciones, etc.
❖ Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios. El formato para rellenar es exactamente igual al anterior pero en la visualización del formulario aparece el campo más grande.
❖ Varias opciones. Es la opción predeterminada que aparece al hacer clic en añadir elemento, sirve para escoger entre una serie de puntos que establecemos nosotros. Con este elemento sólo se puede escoger una respuesta entre las opciones. Se utiliza cuando solo hay una respuesta correcta.
Añadir respuesta “otro” sirve para poner como opción otra respuesta no contemplada entre las preguntas.
* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado.
❖ Casillas. Son botones que se pueden marcar o desmarcar; podemos seleccionar varios, uno o ninguno.
* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado pero hay que tener en cuenta en cuanto se falla una opción aunque las demás estén bien, marcará cero en la pregunta.
❖ Desplegable. Con este elemento ofrecemos a nuestros usuarios un desplegable para escoger entre las distintas opciones.
Funciona igual que la opción de Varias opciones, se usa cuando el listado de opciones es muy largo par ahorrar espacio en el formulario.
* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado.
❖ Escala lineal. Sirve para valorar en una escala numérica.
❖ Cuadrícula de varias opciones. Con este elemento podemos hacer lo mismo que la anterior pero dentro de una tabla.
En la imagen superior se ve como se edita la cuadrícula y como queda rellenada en el formulario.
❖ Fecha. Podemos añadir la fecha a nuestro formulario.
❖ Hora. Podemos añadir la hora a nuestro formulario.
Estos son todos los elementos que tenemos para hacer las preguntas a nuestros usuarios.
❝ Nota. Cuando añadimos un elemento, este se sitúa debajo del elemento que tuviéramos seleccionado, se distinguen por una franja vertical de color azul.❞
Importar preguntas
Importa las preguntas de un cuestionario que tengamos en Drive.
Añadir texto y descripción
Es muy útil para titular y describir nuevas secciones en nuestros formularios.
Añadir imágenes al formulario
El proceso para añadir una imagen es igual que en Drive, podemos subirla desde nuestro PC o seguir alguna de las demás opciones, el sistema es muy claro e intuitivo.
Podemos usar imágenes en nuestras preguntas y que el alumno escoja la que sea pertinente.
Añadir vídeos de YouTube
Añadir vídeos de YouTube es muy fácil y son una excelente herramienta de aprendizaje.
Los alumnos valoran muy positivamente los contenidos en vídeo y Youtube es una gran plataforma educativa al alcance de todos, sólo hay que saber buscar. Cuando busquéis contenidos os sugiero que utilicéis los filtros de búsqueda por canales y listas de reproducción. Si buscáis contenidos protegidos para niños podéis acceder a esta opción en la parte de abajo de cualquier página de Youtube y activar «modo restringido».
Añadir secciones
Las secciones son como páginas, de esta forma podemos separar el formulario por temas y también le podemos añadir una barra de progreso que nos marcará lo que nos queda para completar el cuestionario.
Podemos insertar tantas secciones como queramos, al iniciar el cuestionario nos indicará de cuantas secciones se compone.
Para formularios grandes, la barra de progreso es muy importante de cara a los participantes del formulario.
Puntuar las preguntas y marcar las correctas
Cuando hacemos un cuestionario tipo test de auto evaluación con cualquiera de estos tres últimos elementos se nos añade la opción de Clave de Respuestas que sirve para valorar las preguntas y que el sistema evalúe las respuestas.
Tenemos que hacer clic en Clave de Respuestas y luego establecer un valor en la siguiente pantalla.
Una vez que hacemos clic, podemos valorar la pregunta y añadir comentarios sobre las respuestas tanto para las correctas como para las incorrectas.
Nota. Si hacemos un examen tipo test evaluable, recordar que solo podemos evaluar los elementos de Respuesta múltiple, Casillas de verificación y desplegables.
Una respuesta por usuario
Con los formularios de Google podemos hacer que un cuestionario solo se pueda rellenar una vezpor usuario, para que funcione correctamente los usuarios tienen que tener una cuenta de Google o Google Apps y acceder desde ésta.
Para hacer que los cuestionarios solo se puedan rellenar una vez tenemos que seleccionar esta opción desde el icono de configuración. También tenemos que dejar sin seleccionar la opción de editar la pregunta después de enviar el formulario.
Enviar el formulario
Desde este botón podemos mandar el formulario para que lo contesten nuestros usuarios por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, Google nos ofrece la opción de acortarla.
Ver las respuestas
Desde la pestaña de RESPUESTAS podemos ver un resumen y gráficos de lo que han ido rellenando nuestros usuarios pero para saber realmente lo que ha contestado cada usuario tenemos que vincular nuestro formulario a una Hoja de Cálculo.
El proceso es muy sencillo, no hay más que hacer clic en el icono verde de la parte superior derecha. Una vez que lo hagamos aparecerá una ventana en la que escoger entre Crear una Hoja de Cálculo para este formulario o utilizar una existente.
Normalmente elegiremos la primera opción y desde ese momento se nos alojará en Drive un archivo de Hoja de Cálculo con las respuestas; ahí es donde se almacenarán todas las contestaciones de nuestros usuarios.
Una vez que hemos vinculado el formulario a la Hoja de Cálculo con las respuestas, si volvemos a hacer clic en el icono verde, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña en el navegador con las respuestas en formato de Hoja de Cálculo.
Las hojas de cálculo de Google funcionan de forma muy parecida a Excel o Numbers, podemos hacer gráficas con los resultados, emplear formulas, ordenarlos y en definitiva tratar los datos.
Para acceder de nuevo a la configuración del vínculo con la Hoja de Cálculo tenemos que hacer clic en el icono de tres puntos.
Si queremos, podemos descargarnos el archivo con las respuestas para abrirlo con Excel o un programa similar y editarlo.
Este es el listado de funciones para trabajar con las hojas de cálculo de Google: https://goo.gl/YMxpQ7
El resumen de respuestas
Además de poder vincular el formulario a la Hoja de Cálculo, Google nos ofrece un resumen de las respuestas en modo gráfico.
Notificaciones
Podemos estar informados de la actividad del formulario utilizando las Notificaciones; el formulario de Google nos mandará un correo electrónico cada vez que alguien use el formulario.
Podemos activar las notificaciones de dos formas:
❖ Desde la pestaña de Respuestas, si hacemos clic en los tres puntitos verticales situados a la derecha del icono de la Hoja de Cálculo se nos abrirá una ventana desde la que escoger la activación de las notificaciones.
❖ Desde la Hoja de Cálculo asociada a las respuestas, tenemos que seleccionar el menú Herramientas y luego escoger las Reglas de Notificación.
Una vez que hayamos definido las Reglas de Notificación, cada vez que un usuario rellene el formulario, recibiremos un correo electrónico.
Una forma de recopilar los datos de tus alumnos o usuarios es hacer un formulario con los datos que necesites, cuando lo rellenen tendrás todos esos datos en la hoja de cálculo de respuestas sin hacer nada más. Luego puedes ordenarlos o hacer copias de la hoja de cálculo para reutilizarlas añadiendo o quitando columnas.
Y esto es todo, ya me diréis en los comentarios lo que os parece esta nueva versión, desde luego, yo creo que han mejorado bastante en relación a la usabilidad, pienso que son más sencillos y con la ventaja de poder usarlos y rellenarlos en los smartphones y tabletas.
Artículos relacionados.
– Creación de formularios con Google Drive. Versión antigua.
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 29, 2020 - 11:55 am
@Amilcar – Si, aunque si lo hacen todos a la vez en un aula, a lo mejor se satura el router, por la parte de Google no creo que haya ningún problema. Si tienes abierta la hoja de cálculo asociada a las respuestas verás cómo se va rellenando según cumplimentan el formulario.
Por Amilcar Canul Chan abril 29, 2020 - 4:50 am
Pueden contestar la evaluación 60 alumnos el mismo tiempo
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 27, 2020 - 4:07 pm
@Anabella – Eso lo haces con las preguntas de Casillas de verificación.
Por Anabella abril 27, 2020 - 3:41 pm
Hola! Consulta, como seleccionar varias opciones de respuestas.
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 23, 2020 - 5:53 pm
@Yamila – No te entiendo muy bien el proceso, que es lo que mandas ¿la hoja de cálculo con las respuestas o evalúas en Classroom?
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 23, 2020 - 5:20 pm
@Stella – No, no se puede, puedes insertar imágenes o vídeos.
Por YAMILA CORIA abril 22, 2020 - 3:29 pm
Hola buenos días, ojalá me pueda responder. Tengo un problema donde no he podido encontrar alguna explicación. Yo lleno la evaluación desde mi computadora con mi correo electrónico y lo envío. Como también tengo el classroom en mi móvil entro para verificar mis respuestas, a mis compañeros les sale que ya respondieron y ven su nota, pero a mi me sale nuevamente vacío y para ser llenado otra vez con el mismo correo que ya llené :(
No se que está pasando, o si me meteré en problemas por llenarlos 2 veces.
Pd: excelente post.
Por Stella Maris Pellicer abril 22, 2020 - 12:25 am
me gustaría saber si se puede resaltar, subrayar o poner en negrita una parte de la pregunta para concentrar la atención del alumno en esas palabras.
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 17, 2020 - 8:06 pm
@Mª José – Eso es porque les has invitado como colaboradores del formulario, desde Classroom tienes que hacer una tarea y luego vincular el formulario o crear una tarea de test auto evaluado.
Por Mª José abril 17, 2020 - 7:29 pm
Buenas tardes. He hecho un cuestionario desde class room y lo he enviado a mis alumnos pero ha ocurrido que pueden cambiar las preguntas e incluso la configuración de las mismas. No encuentro la manera de corregir esto. Gracias.
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 16, 2020 - 6:02 pm
@Patología – De momento no se puede, el alumno tiene que marcar todas las opciones correctas para que le puntúe, por eso son más sencillas las preguntas de Selección múltiple. Si usas Casillas de verificación tienes que indicarles a los alumnos que si fallan una de las opciones les marcará cero.
Por Patologia abril 16, 2020 - 4:54 pm
Hola! Agradecería si alguien me puede ayudar con los siguiente. Usando las casillas de verificación, coloco 5 opciones de las cuales 3 serían las correctas que el alumno debería reconocer y marcar. Asigno un puntaje de 5 a esa pregunta. Mi duda puntual es: si el alumno marca 4 opciones (3 correctas y 1 considerada por la verificación como incorrecta), le concede 0 puntos a esa pregunta. Se puede de alguna manera otorgar el puntaje correspondiente a la cantidad de opciones que el alumno haya marcado correctamente? (en el ejemplo sería 3). Desde ya muchas gracias por la ayuda.
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 15, 2020 - 6:39 pm
@Orlando – Lo puedes hacer añadiendo al final una pregunta de Selección múltiple con la opción de Ir a la sección según la respuesta, pulsa en este enlace para ver una imagen de como te quedaría la pregunta. Tendrás que hacer otra sección con el segundo formulario y configurar la primera sección para que se envíe el formulario.
Por Orlando Ovalle abril 15, 2020 - 12:39 pm
Buen día. En un cuestionario para 30 alumnos, se requiere que cada alumno tenga la opción de dos intentos para poder resolver el cuestionario. Como se puede hacer, ya que el formulario solamente da la opción de «Limitar a 1 respuesta»
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 15, 2020 - 11:01 am
@Leonardo – Si estás trabajando con Classroom en un entorno de G Suite para Educación lo tienes fácil limitando el formulario a los alumnos del colegio (dominio) pero con las cuentas normales de Gmail no se puede controlar, si un alumno recibe el código de la clase podrá entrar con una cuenta falsa y hacer las tareas.
El único rastro que ha dejado lo tienes en la hoja de cálculo y en el historial de la tarea pero solo te aparece el correo electrónico (falso) y no se puede saber la IP que es como podrías rastrearlo.
G Suite para Educación tiene muchas ventajas y más opciones en cuanto a funcionalidades y la privacidad general de alumnos y clases.
Si has recibido un correo electrónico de la cuenta falsa si que puedes saber la IP de la persona que lo ha mandado y le podrías localizar.
Por Amando de la Puente abril 14, 2020 - 11:40 pm
Muchas gracias por su respuesta
Por Leonardo abril 14, 2020 - 6:10 pm
LE FELICITO MUCHO POR ESTE ARTÍCULO
PREGUNTA…yo uso bastante la plataforma classroom. Últimamente he estado creando Cuestionarios para mis alumnos pero ENCONTRÉ UNA DEBILIDAD y deseo, si pueden, su ayuda para resolverlo.
1. Hice y envié un cuestionario a mis 60 alumnos, divididos en 3 Aulas de clases apartes.
2. En el Cuestionario marqué obligatorio el correo, también hice que pusieran sus nombres y apellidos. Además solo una vez podían contestarlo.
3. Alguien se coló a una de las aulas (ya que alguien le dio el código de la clase). Resulta que esa Persona entró a una Clase y contestó el cuestionario, pero uso nombres falsos y el Correo obligatorio que puso también era falso.
4. Pensé que Google iba a validar el correo con el cual entró a la clase, pero al parece el estudiante puede escribir cualquier correo inventado.
PREGUNTA: Se podrá validar la información del correo electrónico verdadero….sí me explico?????
Nota: comprobé todos los alumnos en mis 3 aulas, uno por uno, pero al parecer el alumno ya se había dado de baja. Cómo podría hacer para rastrearlo?????
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 14, 2020 - 12:10 pm
@Juan José – Esta función solo está disponible para el entorno de G Suite para Educación, de momento no está operativo para las cuentas de Gmail. En el icono de pregunta dentro de Classroom les puedes enviar al equipo de desarrollo de Google un mensaje para que implemente esta función, yo ya lo he hecho ;).
Por Rafael Nuñez-Lagos abril 14, 2020 - 12:06 pm
@Amando – Para que un examen se auto evalúe correctamente tienes que usar los elementos de Selección múltiple (aconsejado porque es el más sencillo), Casillas de verificación y Desplegables, si usas otros elementos tienes que evaluarlo de forma manual.
Dicho esto, puedes usar Casillas de verificación y que el alumno marque las opciones correctas que previamente habrás valorado.
Por Juan José abril 14, 2020 - 9:57 am
Buenos días:
He visto en muchos tutoriales que existe una pestaña que dice «importar notas» cuando uno publica un formulario para que los niños lo rellenen. De esta manera, classroom corrige de manera automática los cuestinarios e importa las notas de manera automática al blog de notas de los alumnos. Pero a mi no me aparece esa pestaña. No se si la nueva versión no lo trae. Se puede arreglar???