Configura el inicio y cierre del formulario por fechas o limita el número de respuestas admitidas

Los formularios de Google están siempre abiertos por defecto, cualquier usuario puede contestarlos a no ser que los cerremos nosotros de forma manual para no recibir más respuestas.

Por la razón que sea, nos puede interesar que el formulario tenga fechas de apertura y cierre, esto puede ser útil, por ejemplo, para profesores que quieran hacer un examen con fechas límite o bien para establecer en una web un concurso para las primeras 20 respuestas a unas preguntas.

Establecer las fechas a nuestro formulario de Google

Con la ayuda de las Secuencias de Comandos podemos establecer de forma automática las fechas y horarios de apertura y cierre. Con este script también podemos establecer el límite de las respuestas de cualquier formulario.

Estos son los pasos que hay que seguir:

① Abrir un formulario en Google Drive o crear uno nuevo.

② Ir a la sección Más de nuestro formulario; son los tres puntitos verticales de la parte superior derecha de la página.

③ Una vez que se nos abre el Editor de la Secuencia de Comandos, hay que borrar las líneas de código que hay y pegar el script que pongo al final del artículo.

④ Sólo hay que configurar las tres primeras líneas, las dos primeras se refieren a la fecha de inicio y cierre, están en formato inglés YYYY-MM-DD HH:MM, tener esto en cuenta. Si no se quieren poner fechas, se puede dejar en blanco.

⑤ La tercera línea es para establecer el límite de las respuestas, se puede dejar en blanco para que no tenga límites.

⑥ Una vez hecho esto hay que guardar el formulario, Ctrl S o con el icono correspondiente del Editor de Comandos e inicializar el script, para hacerlo seleccionamos la función del desplegable y luego hacemos clic en el icono de play.

Una vez hecho Google preguntará si le damos permisos para que se ejecute el script, hay que seleccionar nuestra cuenta y aceptar.

El script corre en segundo plano, recibiremos un correo cada vez que se abra o cierre el formulario.

FORM_OPEN_DATE   =  "2018-03-31 12:10"; /* Establece la hora en que se abre el formulario */
FORM_CLOSE_DATE  =  "2018-03-31 12:30"; /* Establece la hora en que se cierra el formulario */
RESPONSE_COUNT   =  "100"; /* Establece el número de respuestas que admite el formulario */
 
/* Web tutorial: http://labnol.org/?p=20707  */
 
/* Initialize the form, setup time based triggers */
function Initialize() {
  
  deleteTriggers_();
  
  if ((FORM_OPEN_DATE !== "") && 
      ((new Date()).getTime() < parseDate_(FORM_OPEN_DATE).getTime())) { 
    closeForm();
    ScriptApp.newTrigger("openForm")
    .timeBased()
    .at(parseDate_(FORM_OPEN_DATE))
    .create();
  }
  
  if (FORM_CLOSE_DATE !== "") { 
    ScriptApp.newTrigger("closeForm")
    .timeBased()
    .at(parseDate_(FORM_CLOSE_DATE))
    .create(); 
  }
  
  if (RESPONSE_COUNT !== "") { 
    ScriptApp.newTrigger("checkLimit")
    .forForm(FormApp.getActiveForm())
    .onFormSubmit()
    .create();
  }
  
}
 
/* Delete all existing Script Triggers */
function deleteTriggers_() {  
  var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();  
  for (var i in triggers) {
    ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
  }
}
 
/* Send a mail to the form owner when the form status changes */
function informUser_(subject) {
  var formURL = FormApp.getActiveForm().getPublishedUrl();
  MailApp.sendEmail(Session.getActiveUser().getEmail(), subject, formURL);  
}
 
/* Allow Google Form to Accept Responses */
function openForm() {
  var form = FormApp.getActiveForm();
  form.setAcceptingResponses(true);
  informUser_("Your Google Form is now accepting responses");
}
 
/* Close the Google Form, Stop Accepting Reponses */
function closeForm() {  
  var form = FormApp.getActiveForm();
  form.setAcceptingResponses(false);
  deleteTriggers_();
  informUser_("Your Google Form is no longer accepting responses");
}
 
/* If Total # of Form Responses >= Limit, Close Form */
function checkLimit() {
  if (FormApp.getActiveForm().getResponses().length >= RESPONSE_COUNT ) {
    closeForm();
  }  
}
 
/* Parse the Date for creating Time-Based Triggers */
function parseDate_(d) {
  return new Date(d.substr(0,4), d.substr(5,2)-1, 
                  d.substr(8,2), d.substr(11,2), d.substr(14,2));
}
 
/* Written by Amit Agarwal amit@labnol.org */

* No os asustéis con el código, sólo hay que copiar/pegar todo y modificar luego las tres primeras líneas para que se ajuste a nuestras necesidades.

Si no os sale o tenéis dudas ponerlas en los comentarios y trataré de contestarlas.

Fuente: Labnol.org. Sitio muy recomendable.

Si no os sale o no queréis complicaros con el script podéis instalar el complemento de formularios Formlimiter