Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
Si te ha gustado, compártelo en tu red favorita.
Por Susana noviembre 27, 2019 - 4:38 pm
Hola, acabo de trabajar sobre un formulario antiguo que he modificado pero quisiera deshacer los cambios y volver al original. Es posible? Gracias
Por Rafael Nuñez-Lagos noviembre 13, 2019 - 11:26 am
@Judith – El formulario lo tienes en tu Drive y si lo has borrado estará en la papelera.
Por Rafael Nuñez-Lagos octubre 8, 2019 - 11:35 am
@Judith – El formulario lo tienes en tu Drive, ábrelo y revísalo para ver que le pasa.
Por Judith Pérez octubre 7, 2019 - 11:45 pm
Realice un cuestionario hace unas semanas, como no he llegado a las que necesitaba reenvien el link para que fueran contestadas y ya no aparece el cuestionario, como puedo hacerle para que aparezca de nuevo ?
Por Carlos septiembre 19, 2019 - 6:05 am
¿Hay forma de eliminar este mensaje de un formulario?
El nombre y la foto asociados a tu cuenta de Google se registrarán cuando subas archivos y envíes este formulario. ¿No es tuya la dirección…?
Por Rosario septiembre 18, 2019 - 11:33 am
He creado un formulario para enviar a mis clientes potenciales.
Necesito añadir el botón: darse de baja de notificaciones.
¿ Cómo puedo hacerlo?
Gracias
Por Rafael Nuñez-Lagos septiembre 16, 2019 - 1:39 pm
@Ana – En la hoja de cálculo con las respuestas tienes la Marca temporal que es la fecha y hora en la que se ha modificado el formulario, esto lo hace de forma automática y puedes tratar ese datos como todos los demás.
Por Ana septiembre 12, 2019 - 12:03 pm
Buenas tardes,
He creado un formulario en el que después de que me lo haya rellenado el encuestado, tengo que anotar en el campo que he creado la fecha en que se ha tratado los datos de ese encuestado.
Al visualizar las respuestas, no puedo escribir en dicho campo.
Sé que se podría anotar ese dato en la hoja excel vinculada pero no me aparece en el formulario. ¿Existe la posibilidad de hacerlo en la propia hoja de respuesta de cada encuestado?
Gracias
Por Denis julio 19, 2019 - 12:53 pm
Hice una encuesta sobre enfermedades y me sale en dos columnas de la misma enfermedad a pesar de que todo esta escrito en minuscula a que se debe eso?
Por Rafael Nuñez-Lagos julio 10, 2019 - 1:28 pm
@Vanesa – Supongo que estas usando un formulario para tu página de contacto, prueba primero la página sin el formulario a ver si se abre y luego inserta el iframe. Si no te funciona el iframe con el formulario en la página de Contacto verás el hueco en blanco pero la página se debería abrir sin problemas. Si no ves el formulario revisa los permisos del mismo y la configuración del propio Blogger.
Por Vanesa julio 8, 2019 - 7:35 am
Hola, cree en un formulario de contacto con drive, copie el código html para incrustar en una pagina en mi blog de Blogger y antes de publicar, puse vista previa y se ve. Puse publicar. Y cuando entro al blog y voy a la pagina CONTACTO no me la abre y se queda en la pagina principal. La otra pagina SOBRE MI que esta al lado se abre lo mas bien. Cual puede ser el problema?
Por Rafael Nuñez-Lagos junio 12, 2019 - 11:34 am
@Dana – Si estas usando Chrome, debe ser un problema de conectividad, si estás usando otro navegador y no lo tienes actualizado también puede ser eso.
Por Dana junio 9, 2019 - 11:53 am
Por favor necesito ayuda, por alguna razon no se puede escribir el nombre en el formulario de evalucion, no se la razon, pero dice solo «obligatorio»pero no da la opcion de escribirlo.
Que estoy haciendo mal??
Por Rafael Nuñez-Lagos junio 8, 2019 - 9:19 am
@David – Que yo sepa no se puede pero mira en los complementos por si hubiera alguno que haga lo que necesitas.
Por David Ag mayo 29, 2019 - 1:13 pm
Buenas, gracias por la información y los consejos. Tengo una duda, he hecho un formulario algo largo. Hay posibilidad de que el que lo esté contestando lo cierre a medio rellenar y lo continúe a posteriori, quedando guardadas las respuestas que ya había hecho.
Gracias, Saludos
Por Rafael Nuñez-Lagos mayo 10, 2019 - 1:07 pm
@Caro – En la configuración, dentro de la pestaña General, no tienes que seleccionar nada y de esa forma el cuestionario lo puede contestar cualquier persona sin estar logueado en Gmail.
Por Alex Mauricio reyes jimenez mayo 8, 2019 - 3:37 pm
Esta muy bien
Por Caro mayo 1, 2019 - 7:46 pm
He leído que los formularios pueden ser contestados por personas que no cuenten precisamente con correos de gmail, sin embargo y aunque no haya señalado la casilla de «Limitar a 1 respuesta», cuando envío un formulario a otro correo que no sea de gmail, pide iniciar forzosamente sesión con un correo de gmail ¿me faltará indicar algo en la configuració?. Tampoco tengo activa la casilla de «incluir formulario en correo electrónico»… gracias.
Por jaime abril 23, 2019 - 9:10 pm
Como puedo hacer para que en el reporte tanto en la hoja de calcula como en las respuestas individuales se vea la foto y no solo el link de la foto
Por Rafael Nuñez-Lagos marzo 21, 2019 - 12:51 pm
@Claire – Eso lo haces desde la configuración del formulario, los usuarios tienen que estar logueados en Google para poder contestar.