Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por cecilia diciembre 21, 2017 - 4:15 am
Hola he creado un formulario y cuando quiero enviarlo con link , después este link no abre , que estaré haciendo mal , probé enviándolo por correo y el formulario llega ok , pero es una tarea y debo enviar el formulario a través de link , por favor ayuda , gracias
Por Rafael Nuñez-Lagos diciembre 10, 2017 - 6:23 pm
@Paloma – Eso es porque seguías autenticada en Google, usa otro navegador o una ventana de incógnito con Google Chrome para hacer las pruebas.
Por Rafael Nuñez-Lagos diciembre 10, 2017 - 6:21 pm
Diana – Solo en los campos de Respuesta corta
Por Diana diciembre 9, 2017 - 2:17 am
Se puede limitar el tipo de información ingresada en los campos de texto?
Por Paloma diciembre 5, 2017 - 5:45 pm
Hola! He creado un formulario (desde una cuenta de Google) y me lo he enviado a mí misma, como prueba, a otra cuenta diferente. Pero al abrir el formulario me sale la opción de «editar formulario» ¿es normal? ¿Cómo evito que un usuario pueda editar el formulario?
Por Rafael Nuñez-Lagos noviembre 22, 2017 - 8:51 pm
@Javier – Es una opción de la configuración del formulario, está en la pestaña de Presentación.
Por Javier Sosa noviembre 22, 2017 - 3:15 pm
Hola, quisiera saber como hago para que luego que los encuestados envien su respuesta salga un aviso de agradecimiento. Muchas gracias
Por Rafael Nuñez-Lagos noviembre 10, 2017 - 11:51 am
@Viviana – Cuando utilizas los tipos de pregunta de Selección múltiple y Desplegables puedes poner condiciones para que tu usuario vaya a una sección del formulario u otra según sus contestaciones, accedes a estas opciones desde los tres puntitos verticales de la parte inferior derecha de los elementos. Los elementos de Respuesta corta y Párrafo también tienen opciones condicionales pero no para ir a otra sección.
Por Viviana octubre 17, 2017 - 2:06 am
Hola, quisiera saber si es posible generar dos mails de confirmación distintos por ejemplo en una pregunta con dos opciones, si contestan si dar por finalizada la encuesta y enviar el mail correspondiente y si contestan no, agregar otra preguntas y un mail más completo respecto del anterior. Espero haber sido clara
Por Rafael Nuñez-Lagos octubre 14, 2017 - 12:08 pm
@Luis – No es necesario que tus usuarios tengan cuenta en Google, sólo es obligatorio si quieres limitar el formulario para que solo se pueda contestar una vez. La opción de recibir notificaciones la tienes en el desplegable de opciones de la pestaña de respuestas, son los tres puntitos verticales; también lo puedes hacer desde la hoja de cálculo de las respuestas en el menú Herramientas -> Reglas de notificación.
Por LUIS octubre 14, 2017 - 2:21 am
Buenas noches amigo tengo un problema quisiera que las personas puedan llenar mi formulario sin necesidad de inicial seccion con su cuenta gmail porque muchas no tienen entonces en mi formulario para llenarlo necesita tener una y pues es cuestion de cada persona si quiere una cuenta gmail o no entonces quiero que toda persona que tenga y no tenga pueda llenar mi formulario sin problema…. y otra cosa quisiera saber si se puede notificar que alguien haya llenado el formulario a mi correo GRACIAS
Por Rafael Nuñez-Lagos octubre 4, 2017 - 6:20 pm
@Gemma – Puedes probar con el complemento Form Limiter a ver si te vale.
Por gemma octubre 2, 2017 - 9:45 am
Hola Rafa!
Muchas gracias por este artículo tan largo y detallado. Nosotros queremos hacer un formulario con 1 sola pregunta y respuesta múltiple.
Organizamos una sesión de fotos, queremos que la gente indique a qué hora va a venir (de 10 a 10’30, de 11 a 11’30…) pero queremos un límite de 10 personas cada 30 minutos. ¿Cómo hacemos para que una opción se «bloquee» cuando ya tenga 10 respuestas?
Por Andres septiembre 27, 2017 - 4:17 pm
Busco la manera de obtener el enlace de «Modificar tu respuesta» copiada automáticamente al enviar un formulario, alguien sabe como hacerlo?
Por Rafael Nuñez-Lagos septiembre 21, 2017 - 11:56 am
@Edgar – Si no sabes nada de javascript no lo puedes aprender en cinco minutos pero hay cursos online gratis que puedes seguir para aprender hasta donde tú quieras, puedes mirar en Khan Academy o en Freecodecamp. Si sabes ya lo básico puedes probar con las páginas para developers de Google, ahí tienes guías para hacer tu primer script, developers.google.com/apps-script/, espero que te sirva.
Por Kely Yessenia GONZALEZ RICO septiembre 20, 2017 - 6:48 pm
hola buenas tardes me podrian comunicar que beneficio tran los o para que sirven los formularios de google en la vida profesional. por favor
Por Edgar septiembre 20, 2017 - 6:29 pm
Si no sabes javascript, ¿hay algun tutorial o video que lo explique de manera sencilla? ¿podrías ayudarnos con eso por favor?
Por Armando septiembre 13, 2017 - 12:02 am
Se puede cambiar para que al momento de que llenes el formulario y te mande las respuestas a un drive, entonces LLENE LA LINEA en lugar de AGREGAR UNA LINEA NUEVA?
Por Armando septiembre 12, 2017 - 11:41 pm
Sabes como hacer para que cuando se llene un formulario, las respuestas que se agregan al drive LLENEN LA LINEA en lugar de CREAR UNA LINEA NUEVA?
Por Rafael Nuñez-Lagos septiembre 12, 2017 - 4:51 pm
@José – Eso lo tienes que hacer con el editor de comandos en la hoja de cálculo, si sabes un poco de javascript es sencillo.