Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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Por Jose Rivas septiembre 11, 2017 - 4:40 pm
Hola que tal tengo una duda, me gustaria utilizar la formula =extraer…….. en google drive por ejemplo tengo esta linea de numero 80201192702 y me gustaria colocarle el punto en la posicion 5 de la linea de numeros, que formula puedo utilizar en google drive, Gracias.
Por Flor Mora septiembre 7, 2017 - 10:44 pm
Quisiera saber como se realiza o se da una respuesta de aprobación sobre un formulario el cual se allá diligenciado por x persona.
Por Sonnia Kochmann septiembre 5, 2017 - 9:00 pm
Me podria ayudar con esto por favor: al enviar el link
Porque será que no sale la manito que permite entrar directo en el link que envío en el texto del correo.
Por Rafael Nuñez-Lagos septiembre 5, 2017 - 2:00 pm
@Isabel – Si no te entiendo mal, lo que buscas es automatizar el envío del correo con el enlace al formulario, puedes usar las Respuestas predefinidas en Gmail para no tener que escribirlo todas las semanas pero lo tienes que enviar tu a mano.
Por Rafael Nuñez-Lagos septiembre 5, 2017 - 1:36 pm
@Liset – Si no compartes el formulario, las personas que lo contestan no pueden editarlo, lo puedes comprobar si accede al formulario sin estar conectado a tu cuenta de Google.
Por Isabel septiembre 4, 2017 - 9:54 am
Hola soy Isabel. Me gustaría saber si es posible que un formulario, que tienen que rellenar todas las semanas mis compañeros del colegio, se pudiera mandar a estos cada semana de forma automática y así no tener que perder el tiempo volviéndolo a mandar.
Muchas gracias!
Por liset septiembre 1, 2017 - 5:23 pm
¿Cómo evitar que a quien responde el formulario le aparezca el lapicito que les permite editar el formulario ?
Por Juegos PC agosto 27, 2017 - 2:37 pm
Excelente, era lo que necesitaba!!! :D
Por Rafael Nuñez-Lagos agosto 7, 2017 - 6:37 pm
@John – No acabo de entender la pregunta, ¿puedes explicarte un poco más?
Por john wilman agosto 7, 2017 - 5:38 pm
Saludos Sr Rafael,
¿ puedo el final de una encuesta crear un enlace para que me lleve a un formulario tipo test?
Por Rafael Nuñez-Lagos julio 12, 2017 - 6:48 pm
@Fran – Debe ser algo de tu dispositivo, actualiza la versión de tu Android/iOs y el navegador Chrome, me consta que los formularios funcionan correctamente en iOS 10 y Android Nougat.
Por Rafael Nuñez-Lagos julio 12, 2017 - 6:31 pm
@Silvana – Añadiendo el elemento de fecha.
Por Rafael Nuñez-Lagos julio 12, 2017 - 6:30 pm
@Karen – Lo puedes hacer a posteriori, es decir, una vez que han terminado el formulario, mira la opción de test autoevaluados.
Por Fran julio 11, 2017 - 9:47 am
Hola Rafael, tengo un problema con el formulario. cuando intento rellenarlo desde un dispositivo móvil es IM-PO-SI-BLE. Cada vez que selecciono una respuesta del desplegable, marco una múltiple o símplemente pulso el botón enviar, me lleva al final de la página……y tengo que volver arriba constántemente. Esta misma pregunta la hacía un usuario en un foro y tampoco obtuvo respuesta. Gracias por tu atención
Por Silvana Casadei julio 3, 2017 - 4:05 pm
Buenos días, como puedo hacer que en el diseño de un formulario en google drive aparezca un calendario para quien lo abra opte la opción de una fecha.
Por Karen Piña junio 22, 2017 - 11:19 pm
Hola! Puedo crear un formulario que cada que alguien envíe una respuesta le despliegue las respuestas correctas?
Solo serian preguntas de opción Falso o Verdadero pero lai mportancia es que cuando ellosl as envíen,le despliegue un cuadro o una ventana con las respuestas correctas para que sepan que se han equivocado o acertado.
Gracias
Por Rafael Nuñez-Lagos junio 19, 2017 - 7:07 pm
@Manuel – Si no has compartido el formulario no te sale la opción de editar, lo puedes comprobar usando otro navegador que no este asociado a tu cuenta de Google o en el mismo navegador saliendo de tu cuenta de Google y entrando en la URL del formulario. Por otro lado te recomiendo que uses la nueva versión de los formularios de Google.
Por oscar bernal junio 19, 2017 - 6:43 pm
buena informacion
Por manuel junio 19, 2017 - 9:39 am
He hecho un formulario en Drive para hacer una encuesta entre usuarios. Me he dado cuenta de que en el formulario sale un botón arriba a la derecha que le permite editar el mismo!!. Lógicamente, no quiero ni que me editen el formulario ni que me puedan ver las respuestas de los demás!!. ¿Cómo lo hago?. Sólo una persona tiene permisos de edición, cómo es posible que salga ese botón de editar?
Por Rafael Nuñez-Lagos junio 12, 2017 - 5:11 pm
@Iolanda – Si se puede, tienes que usar la validación de respuestas, accedes desde el menú de tres puntos verticales que tienes en todos los elementos (tipos de pregunta), dependiendo del tipo de elemento que uses puedes validar la respuesta o ir a la siguiente sección del formulario.