Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Rafa Nuñez-Lagos junio 23, 2016 - 5:48 pm
@Alberto – Con la nueva versión de los formularios de Google puedes editarlo una vez rellenado y enviado, aunque sea una parte, es decir, que lo puedes dejar a medias y editarlo luego échale un vistazo a esta entrada, yo creo que eso te valdría. Si sabes inglés, puedes leerte este tutorial sobre como automatizar esto con el editor de scripts, de forma que mandará un correo al usuario con un enlace para que pueda seguir rellenando el formulario.
Por Alberto junio 22, 2016 - 9:12 am
Hola. Tengo un formulario elaborado para una encuesta pero es bastante largo. Los colaboradores que están participando han rellenado algunas secciones pero no deja guardarlo para continuar en otra sesión. Mi pregunta es la siguiente, ¿se puede guardar un formulario para después continuar rellenando los campos? ¿Se puede hacer con una secuencia de comandos?
Muchas gracias
Por pilar junio 14, 2016 - 6:04 pm
TENGO UN PROBLEMA Y ES QUE AL ENVIAR EL FORMULARIO , UN PERSONA ME DIÓ EL TOQUE POR QUE PUDO EDITAR EL FORMULARIO Y VER LAS RESPUESTAS Y DATOS DE OTRAS PERSONA. COMO PUEDO HACER PARA QUE NADIE MAS QUE YO PUEDA VER LAS RESPUESTAS?
ESPERO PRONTA RESPUESTA Y MIL GRACIAS!!!!
Por Hernan junio 3, 2016 - 7:50 pm
Hola, el formulario que hice es corporativo, cuando envio el form y los usuarios quieren conectarse da un error porque no tienen acceso a Hojas de Calculo (esto es porque tienen desactivado el drive). Hay alguna manera de configurarlo para que si bien se loguean con su usuario les permita completarlo?
gracias
Hernan
Por Rafa Nuñez-Lagos junio 3, 2016 - 12:47 pm
@Diana – Para que lo puedan usar todo tipo de usuarios tienes que desactivar la opción de que solo se pueda contestar una vez el formulario, esta opción inhabilita el formulario para usuarios que no tengan cuenta con Google porque hay que tener iniciada la sesión en sus sistemas.
Por diana junio 3, 2016 - 10:09 am
Pueden tener acceso al formulario personas que no tengan cuenta en google? estoy haciendo pruebas y cuando van a abrir el formulario les pide usuario y contraseña de una cuenta de google
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 18, 2016 - 9:54 am
@Moni – El formato cambia según la configuración que tiene el usuario en el navegador y PC, cuando lo editas te aparece el formato mes/día/año pero luego cuando lo ves o lo rellenas sale en formato día/mes/año. Si lo rellena alguien con el PC en inglés te aparecerá en formato anglosajón.
Por Moni mayo 14, 2016 - 10:21 pm
¿ Cómo cambio el formato de fecha de mm/dd/yyyy a dd/mm/yyyy ? Gracias.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 28, 2016 - 5:17 pm
@María José – Esa opción la tienes en la configuración del formulario. Te aconsejo que hagas los formularios con la nueva versión, son más sencillos.
Por María José abril 28, 2016 - 4:31 pm
Hola,
Hice un formulario pero no quiero que los usuarios que lo contesten puedan editar las preguntas ¿cómo le hago para bloquear esta acción?
Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 28, 2016 - 9:11 am
@Jordi – El formulario lo puede contestar cualquiera, lo que pasa es que si quieres que solo se pueda contestar una vez, eso sólo lo puedes hacer entre personas que tengan una cuenta de Gmail, Google Apps o Google Works.
Por Jordi abril 27, 2016 - 3:00 pm
Buenas tardes, Hemos creado un formulario, en el momento de enviarlo a mis compañeros para comprobar que funciona, veo que si no tienes cuenta de gmail no es posible ¿Es así o sí se abre para que quiénes tengan yahoo o hotmail puedan entrar?
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 27, 2016 - 10:02 am
@Sandy – Tienes que activar las notificaciones y enlazar el cuestionario con la hoja de cálculo de las respuestas. Haz unas pruebas tu misma para ver que todo funciona correctamente antes de lanzarlo. Te recomiendo que uses la nueva versión de los formularios, es más sencillo de utilizar.
Por Sandy abril 27, 2016 - 12:52 am
Hola, realice un formulario, lo envie por correo a varios contactos incluyéndome. Resulta que agunas personas ya me constetaron el formulario, pero no me envian la notificacion al correo ni aparecen en la hoja de cálculo, auxilio necesito ésto para mi trabajo. Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 22, 2016 - 11:24 am
@Beatriz – Esa opción la tienes en la configuración del formulario.
Por R. beatriz abril 17, 2016 - 6:27 am
Por favor quiero una consulta como hago para que el encuestado no me edite las respuesta, ya que tuve que edita el cuestionario nuevamente
Por Adrián abril 6, 2016 - 1:33 pm
Enhorabuena por el artículo.
Tengo una consulta, ¿sabes si se puede introducir respuestas manualmente a los resultados de la encuesta?.
Es porque parte de las encuestas las recibo manualmente debido a la edad de los participantes.
Un saludo.
Por ana marzo 14, 2016 - 4:15 pm
Hola, tengo una consulta técnica.
Hice un formulario para inscripcion a talleres, necesito que en la hoja de calculo me arroje hojas de calculo con los inscritor por taller:
cuando hice las preguntas puse opcion ejemplo:
taller ballet 1.
taller ballet 2.
quiero que me aparezca de laguna forma una hoja de calculo sólo con las personas que se inscribieron en la opción «taller ballet 1».
porque así como lo normal me aparecen una hoja de calculo con todos desordenados.
quedo atenta. muchas gracias. saludos.
Por KARLA B marzo 9, 2016 - 5:59 pm
HOLA. me encantó tu artículo, llevo tiempo trabajando con los formularios de Drive, pero ahorita me encuentro con una gran interrogante, tengo dos preguntas tipo respuesta breve, pero lo que quiero es averiguar como se pueden hacer operaciones entre ellas, p.e. tengo la variable altura(cm) y peso(kg), cada una es una pregunta de respuesta breve y quisiera que el formulario automáticamente me calculara el IMC(indice de masa corporal (kg/m) cuya formula es peso/(estatura)*(estatura)… hay manera de hacer estos cálculos dinámicos??? mil gracias por tu orientación
Por Google Docs o Google Drive. – guilyblog febrero 26, 2016 - 5:46 am
[…] https://www.rnlagos.com/creacion-de-formularios-con-google-docs […]