Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Carmen Luz junio 15, 2015 - 5:52 pm
SOS!!!! Les cuento que cree un formulario para desarrollar mi tesis. El problema es que al comienzo cuando estaba aprendiendo llene unos datos de una encuesta falsa y ahora al visualizar las respuestas sigue saliendo esas respuestas falsas. Otra pregunta es que He modificado el formulario y cuando veo la hoja de calculo no están las mismas variables.
La tercera pregunta que tengo es la siguiente tengo una variable que se llama Motivo de consulta y la he colocado en formato cuadricula con el fin de anotar mas de un motivo de consulta según el caso, de esta manera he hecho dos columnas ( Si o No) y una serie de filas con los motivos de consulta. Mi pregunta es si debo marcar siempre en el caso que no sea un Motivo de consulta X la opción no????
Espero su ayuda muchas gracias de antemano
Por Rafa Nuñez-Lagos junio 15, 2015 - 11:02 am
@David – Mira a ver si el formulario acepta las respuestas en el menú correspondiente, si no es eso a lo mejor es que has superado los límites de los formularios, prueba a vincularlo a otra hoja de cálculo limpia.
Por David Mascarell junio 11, 2015 - 9:19 am
Buenos días,
Disculpa, tengo un problema con mi formulario creado. Funcionaba perfectamente pero desde hace unos días no permite el acceso para rellenarlo y dice que ha caducado. Conscientemente no hemos introducido esa limitación.
¿Qué puede haber pasado? ¿Cómo puedo solucionarlo?
Muchas gracias de antemano.
Por Rafa Nuñez-Lagos junio 10, 2015 - 12:39 pm
@Cecilia – Puedes hacer que cada respuesta vaya a una hoja de cálculo diferente, para hacerlo tienes que seleccionar la opción correspondiente. No hay ninguna opción automática, que yo sepa, para limitar los registros, tendrías que monitorizarlo y cerrar el formulario cuando lo consideres.
Por Cecilia Peña junio 9, 2015 - 11:08 pm
Hola, necesito de su valiosa ayuda.
Quiero hacer un formulario en Drive, pero no sé cómo hacerle (o no sé si se pueda) que a partir de una respuesta, los datos se guarden en diferentes hojas de cálculo. En el mismo documento pero en diferentes hojas de cálculo.
Además de limitar los registros en cada una de las hojas, (por ejemplo en una 30 y en otra 25).
Por Rafa Nuñez-Lagos junio 3, 2015 - 6:17 pm
@Soledad – Si te funciona bien y las estadísticas las hace bien yo de ti no lo tocaba, ¿en que te afecta?
Por Aye junio 3, 2015 - 5:56 pm
Hola como puedo hacer para que desde cualquier correo puedan responder a la encuesta?
Por Hola junio 2, 2015 - 1:23 am
Les hago una consulta, estoy recolectando info sobre un cuestionario que envié, el tema es que una vez lanzado, hice una modificación en el cuestionario de origen, y resulta que en la hoja de respuestas ahora me aparece como dos columnas más y las repuestas que tenía hasta entonces se me movieron todas, hice un lio barbaro !! quiero volver a ordenar las columnas y los datos que se me corrieron (dos columnas hacia el final) y no se como y el problema es que toda la primera parte figura adelante y las posteriores atrás….
Por Oscar mayo 27, 2015 - 7:14 pm
Buenas estoy queriendo armar un formulario, para que puedan cargar pedidos de productos:
Ejemplo PRODUCTO A y que puedan seleccionar la cantidad, asi igual para diferentes productos.
Me podrias indicar como hacerlo?
Gracias
Por Pedro mayo 27, 2015 - 12:05 pm
Muchas gracias.
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 27, 2015 - 10:06 am
@Pedro – Para limitar a una pregunta por usuario, éstos se tienen que loguear en Google.
Por Pedro mayo 25, 2015 - 7:33 pm
Una duda. ¿Cuando se publica un formulario de google debe solicitar a quien quiere completarlo la contraseña?
Gracias por anticipado.
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 15, 2015 - 6:01 pm
@Juan Carlos – Las macros de Excel no te valen para los formularios de Google, el equivalente son las Secuencias de Comandos, lamentablemente mis conocimientos sobre esto son limitados y no te puedo ayudar aunque dispones de mucha documentación y scripts ya creados si buscas un poco por Google o StackExchange. También tienes la Galería de Comandos, busca primero ahí, accedes desde la hoja de cálculo donde vinculas las respuestas.
Por JUAN CARLOS mayo 15, 2015 - 2:56 am
Por favor, necesito crear un formulario con macros y que se pueda ejecutar en google drive. Anteriormente hice un formulario para pagos de documentos y la información la envía a una planilla y todo en base a la ejecución de macros, pero lamentablemente este archivo no lo puede ejecutar en google, será posible que tengan algún manual de ayuda para crear una planilla en google??? Te agradezco.
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 5, 2015 - 6:38 pm
@Beatriz – Disculpa, no te acabo de entender muy bien la pregunta, mira en este enlace las opciones para mejorar los formularios y si no te vale pregúntame de nuevo.
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 5, 2015 - 6:35 pm
@Ruth – No, no puedes, para eso tienes la herramienta de hacer los formularios.
Por maria beatriz mayo 5, 2015 - 5:49 pm
hola , he hecho un formulario y quiero analizar las respuestas pero quiero que se visualice que los que han contestado «si» en una pregunta ,qué pcion han elegido en otra pregunta , quisiera saber si se pueden discriminar las respuestas de esta manera y como se puede hacer si es posible, muchas gracias
Por Ruth Valverde mayo 5, 2015 - 4:47 pm
Excelente tutorial…!!! Es posible subir un formulario creado en Word o Excel a Google Drive?
Por Rafa Nuñez-Lagos mayo 4, 2015 - 10:53 am
@Pilar – En realidad lo que tienes que automatizar es el envío del correo, eso lo puedes hacer con una extensión de Chrome que se llama RightInbox y que funciona con Gmail, sigue este enlace, aunque está en inglés se entiende bastante bien, tienes que instalar la extensión, funciona tanto para Chrome como para Firefox y es gratuita.
Aparte de RightInbox tienes otras opciones, busca en las extensiones de Chrome por si encuentras otra que te guste más.
Por Pilar abril 29, 2015 - 7:14 pm
Hola Rafa
Tengo uno cuestionarios google que necesito sean rellenado todas las semanas. Hasta hoy lo estaba enviando cada lunes, pero quería saber si se puede hacer algo para que se envíe automáticamente
gracias