Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Rafa Nuñez-Lagos abril 28, 2015 - 9:43 am
@Nuria – No te acabo de entender tu pregunta, si quieres me puedes mandar tu formulario a mi correo y me lo explicas un poco mejor :-)
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 28, 2015 - 9:35 am
@Diego – Hola, estos son los límites de Google para los formularios.
Si estás a punto de exceder las limitaciones de tamaño de las hojas de cálculo de Google, aparecerá un mensaje en la parte superior de la hoja de cálculo indicando a qué límite has llegado.
Número de celdas: total de 400.000 celdas en todas las hojas
Número de columnas: 256 columnas por hoja
Número de fórmulas: 40.000 celdas con fórmulas en todas las hojas
Número de pestañas: 200 hojas por libro de trabajo
Fórmulas de GoogleFinance: 1.000 fórmulas de GoogleFinance
Fórmulas de ImportRange: 50 fórmulas de referencia cruzada entre libros de trabajo
Fórmulas de ImportData, ImportHtml, ImportFeed o ImportXML: 50 funciones para datos externos.
Para determinar el número de respuestas que se pueden administrar con un formulario, ten en cuenta el número de preguntas de tu formulario, así como el número de celdas que contienen otros datos.
Por Nuria abril 27, 2015 - 11:29 pm
Hay alguna regla para cuando se hace un formulario en dos idiomas? ej: Date/Fecha o debe ser: Fecha/Date
Importa el orden?
Gracias
Por Diego Álvarez abril 27, 2015 - 7:07 pm
Hola Rafa,
Buenas tardes. Muchas gracias en primer lugar por el post porque resulta de gran ayuda. Quisiera preguntarle por el número de respuestas para un único formulario. Menciona que en caso de que se llene el espacio del formulario se debe realizar una copia de las respuestas para limpiar la hoja y permitir la «entrada» de nuevas respuestas, pero creo que no se ha mencionado el número concreto de resultados que permite Google para un único formulario o encuesta. Si pudiera decirme por favor de qué cantidad se trata le estaría muy agradecido.
Muchas gracias y reciba un cordial saludo.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 23, 2015 - 11:26 am
@Nuria – Mira la entrada «Cuatro formas de mejorar los formularios«, os explico como hacer preguntas y que según lo que conteste el usuario pase a la siguiente pregunta, lo que no se es si podrás poner tantas, ¿no las puedes agrupar de alguna forma?
Respecto a tu segunda pregunta, seguro que hay alguna forma de automatizar el proceso pero no se me ocurre como, lo siento.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 23, 2015 - 11:20 am
@Blanca – Lo que puedes hacer es guardar una copia de la hoja de cálculo del primer taller y luego limpiar los datos.
Por Nuria abril 21, 2015 - 5:40 pm
Hola, estoy tratando de hacer un formulario. Básicamente son 800 oraciones que tienen que ser valoradas. Quiero que vayan saliendo una a una -porque si salen todas juntas puede ser que las comparen, y no quiero que pase eso- y que se puedan ir valorando con una escala del 1 al 10. ¿Cómo hago para que salgan de una a una? Es decir, una oración con la escala, y una vez que se puntúa desparece esa oración y sale la siguiente. ¿Es posible?
Además me gustaría saber si hay alguna manera de que metiendo en algún sitio las 800 oraciones se cree solo en cuestionario, porque hacerlo una a una (añadiendo elementos) puede ser la muerte… mil gracias!!!
Por Bianca abril 17, 2015 - 3:31 pm
Hola! Armé un formulario para que la gente se pueda inscribir a un taller que estoy dictando. Me gustaría usar el mismo formulario para una nueva edición del taller, pero cuando cambio el destino de las respuestas a un nuevo formulario, se migran todas las respuestas que dieron los asistentes al primer taller. Idealmente me gustaría que las respuestas se pudieran guardar en una nueva pestaña (Hoja) del mismo formulario de respuestas, pero si no al menos quisiera que se guardaran en un nuevo formulario de respuestas, sin que me aparecieran todas las respuestas «viejas». Es posible?
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 16, 2015 - 10:00 am
@Hugo – Hola, revisa los permisos del formulario, en principio debería de ser público y no hace falta estar logueado en Google para poder enviarlo.
Por Hugo abril 13, 2015 - 4:08 pm
Hola, estoy utilizando los formularios para hacer inscripciones a cursos y me encuentro que quienes no tienen una cuenta de gmail no pueden contestar el formulario, o no lo pueden enviar. Como se puede hacer para que todos (con o sin cuenta de gmail) puedan responder a los formularios? GRACIAS
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 1, 2015 - 6:31 pm
@Guillermo – La verdad es que no lo se, ¿te afecta ese orden al formulario o sigue funcionando igual?
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 1, 2015 - 6:28 pm
@Ingrid – Puedes hacer que solo puedan contestar una vez pero tienen que tener iniciada la sesión en Google, mira en la configuración del formulario.
Por Guillermo marzo 31, 2015 - 5:28 pm
Hola, mi duda es, si se puede cambiar el orden de las respuestas en la hoja de calculo, o es un orden que ya viene estipulado. Mi consulta es por que un tiempo me llegó siempre la respuesta en una determinada columna y después no se que pasó que me sale desfasada la respuesta dos columnas hacia la derecha. No se si hay forma de que a cada pregunta se pueda editar el destino de la columna de respuestas. Por ejemplo si antes una determinada pregunta me llegaba su respuesta en la columna F, por que ahora me aparece en la columna H.La verdad no se si puedo volver a que llegue en la F.
Por Ingrid marzo 29, 2015 - 9:25 pm
Buen día, elabore un formulario para evaluar un tema con mis chicos de clase, deseo saber si se puede poner un tiempo limite de desarrollo de la evaluación o cómo hacer para que no la puedan volver a abrir.
Gracias!
Por Rafa Nuñez-Lagos marzo 21, 2015 - 11:46 am
@Blanca – Con CSS puedes modificar el aspecto externo del iframe como tamaño y posicionamiento pero no puedes modificar el tipo de letra porque dependen de los estilos de la página original (en esta página dan soluciones con Ajax y jQuery pero no se si te funcionará con los formularios de Google). Respecto a los saltos de línea pasa igual, las preguntas que van sobre una sola línea no las puedes modificar, te tienes que adaptar a lo que ofrece Google.
Por Blanca Lucía marzo 21, 2015 - 1:06 am
Hola, ¿Cómo se puede elegir el tipo de letra, tamaño, y lo más importante, escribir en párrafos, ya que no admite comenzar otro renglón, sino que escribe seguido. Me puedes ayudar? Gracias.
Por Rafa Nuñez-Lagos marzo 12, 2015 - 10:22 am
@Diana – De momento no puedes, mira en los complementos a ver si encuentras algo. Lo que si puedes hacer es lo contrario, que se cierre el formulario pasado un lapso de tiempo.
Por Diana marzo 11, 2015 - 3:30 pm
Buenos días Rafael.
Tengo una pregunta.
Es posible darle al usuario que complementa el formulario la opción de «guardar» antes de «enviar» para que vaya complementando el formulario en distintos momentos?
Muchas gracias y un saludo!
Por Rafa Nuñez-Lagos febrero 26, 2015 - 8:14 pm
@Natalia – No se me ocurre como no sea que cuando recibes una notificación a tu mail les mandes tu el regalo o el enlace. ¿Has mirado en los complementos de las hojas de cálculo por si hay algo hecho?
Por Rafa Nuñez-Lagos febrero 26, 2015 - 8:00 pm
@Gracia – Mira en la galería a ver si te sirve alguna plantilla, si no encuentras nada no puedes.