Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar. 
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar 
Duplicar 
Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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Por Rafa Nuñez-Lagos abril 25, 2014 - 10:22 am
@Sergio – Hola, hasta donde yo sé, en las encuestas de Google no puedes limitar el número de respuestas.
Por sergio abril 24, 2014 - 6:46 pm
Hola, en la encuesta he incluido unos horarios en las que a un grupo de personas les gustaría asistir a una charla. Pero quiero introducir el comando para que no se diligencien mas de 20 encuestas por horario. Es posible ? Si es posible por favor ayudenme diciendome como. sergiowmr@hotmail.com
Muchas gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 9, 2014 - 7:37 pm
@Rocío – Es que entre los campos para que los usuarios interaccionen no está adjuntar imagen por lo que ahora mismo no es posible.
Por Rocío Guzmán abril 9, 2014 - 7:31 pm
Hola buenas tardes, respecto a lo que comenta Rocio Cano, en formularios Google no hay por el momento alguna forma de que se adjunte/habilite algún tipo de archivo (imagen -logo,ícono-, documento -xls, ppt, txt-) etc, para enviarlo en conjunto con la respuesta del usuario.
Por Rocio Cano abril 7, 2014 - 9:55 am
Necesito que las personas que rellenan el formulario me adjunte una imagen (más concretamente un logo) pero no encuentro ninguna opción que permitan que lo hagan.Como lo puedo hacer?GRACIAS!
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 5, 2014 - 5:29 pm
@Marta – Si no tienes el programa ábrelo con Drive y luego lo descargas a tu ordenador con el formato que prefieras. Lo más probable es que sea un PDF o un archivo de OpenOffice .odt
Por marta abril 5, 2014 - 1:22 pm
Hola buenas, tengo un problema que no se como hacer para rellenar un e-mail.
la cosa es que me un mandado un e-mail y tengo que rellenarlo con el nombre apellidos etc, ya que es para hacer un curso. la unica opcion que veo es descargarlo para un pincho y imprimirlo.
y quisiera saber si alguien sabe como hacerlo. lo descargo pero con el microsoft works no me lo habre. GRACIAS.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 4, 2014 - 10:37 am
@Deysi – Lo que tienes que hacer es vincular otra hoja de cálculo vacía para las respuestas.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 4, 2014 - 10:36 am
@Laura – Siento no poder ayudarte, mis conocimientos de Excel son limitados.
Por Rafa Nuñez-Lagos abril 4, 2014 - 10:34 am
@Enrique – Creo que no puedes hacerlo, tendrías que programarlo con PHP, RoR o algún otro lenguaje de programación o utilizar alguna de las plataformas open source que hay en internet. No se si lo podrías programar con las Secuencias de Comandos, si estás interesado me puedo enterar.
Por Deysi abril 1, 2014 - 4:49 pm
Hice una encuesta en drive- formulario hace un año, ahora la volví a pasar pero quiero que la información de antes se me anule borre las filas pero en el resumen de la información se me mantiene que tengo que hacer
Gracias.
Por laura marzo 31, 2014 - 9:42 am
Hola, cree un formulario para mi investigación de tesis doctoral, ahora ya está todo terminado, y al pasarlo a excel me he dado cuenta de un error, que espero sea salvable, pero no sé cómo hacerlo. Introduje varias preguntas con respuesta tipo casillas de verificación. Ahora claro está, todas esas respuestas están en texto y yo las necesita numéricas para poder trabajar en SPSS. Y no sé cómo puedo convertirlas, pues es un lío!! ya que hay personas que tienen una respurats, pero otras que marcaron 5 o 6 por pregunta. ¿qué puedo hacer?
Muchas gracias :)
Por Enrique marzo 31, 2014 - 12:22 am
Hola, querría hacer un examen en el que sólo tengan opción de poner la respuesta (una sola palabra) y que una vez terminado salgan errores y aciertos. ¿es posible?. No quiero darle opciones de respuesta (test). Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos marzo 30, 2014 - 5:28 pm
@Julieta – ¿Porque no pones el campo del nombre obligatorio?
Por Rafa Nuñez-Lagos marzo 30, 2014 - 5:27 pm
@Helena – La encuesta la puedes fraccionar o paginar pero la tienes que hacer de una vez, no puedes guardar y continuar más tarde.
Por Rafa Nuñez-Lagos marzo 30, 2014 - 5:26 pm
@Johana – Creo que eso no lo puedes hacer con Google, de todas formas mira en los scripts por si hubiera algo.
Por JULIETA marzo 27, 2014 - 6:17 pm
Buenas tardes, he creado un formulario para la empresa, y logro ver las respuestas pero no los nombres de cada persona que responde, eso seria punto basico en mi encuesta, saber la idendidad de cada persona. Es posible que se vean ?
Por helena Lejarazu marzo 24, 2014 - 1:09 pm
Hola,
Quería utilizar los cuestiornarios para implementar una encuesta larga y de carácter técnico. El problema es que por su duración, sería necesario que los encuestados puedan rellenarlo parcialmente, guardar sus contestaciones y retomarlo más tarde.
¿Es posible?
Por Johana marzo 22, 2014 - 4:10 am
Buenas noches: quiero saber si dentro del formulario de google, puedo presentar un listado con horarios disponibles por ejemplo para asesoría, pero requiero que cuando alguien tome un horario, este quede inabilitado para posteriores usuarios, es decir que la herramienta ya no permita seleccionar a usuarios posteriores un horario ya tomado, sino los disponibles. Muchas Gracias por la ayuda
Por liz marzo 17, 2014 - 5:19 pm
si ya lo realice muchas gracias ora mi duda es como puedo yo insertar las respuestas asl cuestionario, por ejemplo un test que conteste y al terminar que le aparesca las respuesta q yo agrege en vez de las graficas que aparece.